PRÉ-FORMALIZAÇÃO: Diz respeito à fase de preparação entre as partes interessadas em estabelecer algum tipo de parceria por meio de contatos informais, como a simples troca de correspondências, contatos por telefone e reuniões. É nesta fase que se estuda a viabilidade técnica, científica, cultural e administrativa de uma parceria, no sentido de esclarecer a forma e o tipo de Instrumento formal (acordo, convênio ou contrato) e providenciar os documentos necessários para iniciar a formalização.
FORMALIZAÇÃO: Constitui a fase de definição do tipo de Instrumento formal da parceria, protocolização, registro e tramitação do processo nos devidos órgãos da UFLA e fora dela.
CELEBRAÇÃO: Diz respeito à finalização de tramitação do processo com todas as assinaturas que constam nos autos.
EXECUÇÃO: É a fase de desenvolvimento das atividades que foram descritas e acordadas entre as partes para serem cumpridas.
ACOMPANHAMENTO: É a fase de tutoria de todo o desenvolvimento das atividades da parceria pelos órgãos competentes constantes nos autos.
PRESTAÇÃO DE CONTAS: É a fase em que uma das partes envolvidas assume as responsabilidades de prestar contas das atividades desenvolvidas.
RESULTADOS: Diz respeito à apresentação dos resultados obtidos com a parceria estabelecida.
AVALIAÇÃO: Constitui a fase em que as partes envolvidas avaliam os resultados obtidos, em termos do alcance e das limitações.
ENCERRAMENTO, RESCISÃO OU RENOVAÇÃO: É a fase de conclusão e arquivamento do processo, ou rescisão ou sua renovação.
OBSERVAÇÕES
- O representante legal da Universidade Federal de Lavras que assina os Instrumentos formais é o Reitor, seu substituto legal ou a quem ele delegar poderes para tal, mesmo que envolva órgãos específicos da Universidade, tais como núcleos de estudo, departamentos, setores, etc. Nenhum professor ou servidor da UFLA possui tal autoridade e, caso assine qualquer Instrumento formal em nome da Universidade ou de seus respectivos órgãos ou setores, responderá por crime de falsidade ideológica.
- Ao celebrar um Instrumento formal as partes envolvidas assumem responsabilidades específicas, devendo seus subscritores ter consciência plena de seus atos e possíveis consequências do não cumprimento das cláusulas acordadas.
- A prestação de serviço de qualquer natureza de professor ou servidor da UFLA a outras instituições deve estar respaldada em um Instrumento formal, seja ele um acordo, um convênio ou um contrato. Além disso, a unidade administrativa correspondente (departamento, setor ou órgão) deve registrar, formalmente, a saída do servidor. Caso contrário, o servidor estará agindo ilegalmente e poderá responder nas esferas administrativa e judicial.